Cuaderno 43 y PSD2 en una gestoría: ver los movimientos de los bancos de tus clientes sin pedirles extractos
Integraciones 10 min de lectura· Por Francisco Redondo, Neored Solutions· Actualizada
Respuesta corta
Una gestoría puede recibir los movimientos de los bancos de sus clientes de tres maneras: con ficheros de extracto que descarga el cliente (Cuaderno 43 o Excel), con un servicio autorizado bajo PSD2 y el consentimiento del cliente, o con un acceso que él te da. Nunca le pidas sus claves. Cuál encaja se decide con un diagnóstico.
¿Por qué tu gestoría pierde horas persiguiendo extractos bancarios?
Conoces la escena. Cierra el trimestre y te faltan los movimientos de media cartera. Llega un PDF escaneado, otro cliente manda una captura del móvil y un tercero jura que ya te lo envió. Luego alguien de tu equipo copia importes a una hoja para cuadrar cobros y facturas.
El problema no es contable: es que conseguir el dato cuesta. Los movimientos existen, ordenados y completos, en el banco de tu cliente. El tiempo se pierde en sacarlos de allí, en un formato que se pueda usar, sin errores de copia y sin perseguir a nadie.
¿Qué significa ver los movimientos de los bancos de tus clientes sin que te manden extractos?
Significa que los movimientos llegan a tu gestoría ordenados y listos para contabilizar, sin que el cliente tenga que acordarse de mandarte nada, o con un gesto mínimo por su parte. Tú los revisas; el sistema te ahorra el copiar y pegar.
Hay tres caminos razonables. Cambian en sencillez, en coste y en cuánta responsabilidad asumes.
Ficheros que descarga el cliente
El cliente baja de su banca online el extracto en un formato pensado para programas (por ejemplo el Cuaderno 43, que explicamos más abajo, o un Excel) y lo sube a un sitio. Es lo más sencillo y no necesita permisos especiales. Su límite: depende de que cada cliente lo haga y de qué formatos ofrezca su banco.
Un servicio autorizado, con permiso del cliente
Existen empresas registradas oficialmente para consultar las cuentas de una persona o empresa, siempre que esta lo autorice de forma expresa. Evitan que el cliente descargue nada, pero añaden un tercero, una cuota recurrente y la gestión de esos permisos.
Un acceso que el propio cliente te da
Algunos bancos permiten que el cliente dé acceso a su gestor con los mecanismos de la propia entidad. Depende de las condiciones de cada banco y de que el cliente sepa gestionarlo; no todos lo permiten igual.
Hay una cuarta vía, entrar en la banca online con las claves del cliente, que tratamos aparte porque conviene evitarla.
¿Qué es el Cuaderno 43 y para qué sirve en una gestoría?
El Cuaderno 43 (a veces lo verás como «Norma 43») es un tipo de fichero de extracto que muchos bancos ofrecen en su banca online para empresas. Piensa en él como un extracto escrito en un idioma que los programas entienden, en lugar de un PDF pensado para que lo lea una persona. No todos los bancos ni todas las cuentas lo ofrecen igual: pregúntalo a cada cliente o a su banco antes de planificar nada.
Trae, por cada movimiento, la fecha, el importe, el concepto y el saldo. Frente a un PDF, no hay que teclear. Frente a un Excel de la banca online, la ventaja es que suele ser el mismo formato en todos los bancos, mientras que cada Excel cambia de columnas y de cabeceras.
Que tu programa contable lo acepte depende del producto. Si no lo hace, se puede resolver con una conexión con tu ERP o programa. Cuál encaja en tu caso lo vemos en el diagnóstico.
¿Qué es PSD2 y qué te importa a ti como gestoría?
PSD2 es la norma europea de servicios de pago. La Comisión Europea la describe como una norma pensada para hacer más fácil y segura la contratación de servicios de pago por internet y para promover servicios de pago innovadores. En España se incorporó con el Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre.
Lo que te interesa es esto, según ese texto publicado en el BOE: una empresa que reúne la información de las cuentas que alguien tiene en distintos bancos solo puede hacerlo con el consentimiento explícito de esa persona. Además, no puede dejar que otros vean sus claves de seguridad, solo accede a las cuentas que el cliente indique, no pide datos de pago sensibles y no usa los datos para otra cosa. Esas empresas deben estar registradas para ejercer.
Qué exige exactamente el registro y la supervisión, y cómo se aplica a tu despacho, no lo detallamos aquí porque no lo hemos verificado en fuente oficial para esta guía. Consúltalo con tu asesor jurídico.
Idea clave
Si ves datos bancarios de un cliente, que sea con su permiso expreso, limitado a lo necesario y sin que sus claves pasen por tus manos. Esa es la línea entre una conexión sana y un riesgo para tu despacho.
¿Es buena idea entrar con las claves bancarias de tus clientes?
En general, no. Consiste en que un programa entre en la banca online de tu cliente con su usuario y contraseña y lea la pantalla, como lo haría una persona. Parece rápido, pero tiene problemas serios:
- Custodias claves que dan acceso al dinero de tu cliente. Si algo se filtra, el riesgo para su patrimonio y tu responsabilidad es directo.
- Choca con lo que dice la norma. El texto del BOE exige que las claves personales del usuario no sean accesibles a terceros.
- Choca con los contratos de los bancos. Suelen tratar las claves como personales e intransferibles; lee el de tus clientes.
- Es frágil. Si el banco cambia su web, deja de funcionar en pleno cierre.
¿Cómo encaja la protección de datos si tratas movimientos bancarios?
Los movimientos bancarios son datos personales: dicen con quién opera tu cliente, cuánto y cuándo. Cuando los usas para prestar el servicio que te han contratado, normalmente actúas como encargado de tratamiento por cuenta de tu cliente, algo así como quien maneja los datos por encargo de su dueño. Qué papel tiene cada parte depende del caso y debe constar en el contrato de encargo. No damos asesoramiento legal: revísalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor.
¿Qué datos del banco necesitas y para qué te sirven?
Lo útil es poco: fecha, importe, concepto, quién paga o cobra y saldo. Cuanto menos dato manejes, menos riesgo.
| Tarea | Dolor típico | Qué se hace solo | Servicio Neored |
|---|---|---|---|
| Tener los movimientos | Copiar o teclear extractos de cada cliente | Se leen los ficheros y se dejan todos con el mismo formato | Integraciones ERP y APIs |
| Cuadrar cobros y pagos con facturas | Emparejarlos a mano | Se te propone qué movimiento corresponde a qué factura | Automatización de procesos |
| Facturas que faltan | Aparecen gastos en el banco sin factura | Se avisa al cliente y se lee la factura cuando llega | Lectura de facturas con IA |
| Cobros y cargos raros | No saber si un cliente pagó o si hay un cargo extraño | Avisos de impagos, duplicados o importes inusuales | Automatización de procesos |
Cuadrar movimientos con facturas merece su propia guía: conciliación bancaria automática en una gestoría. Y si lo que te falta son las facturas que explican cada cargo, mira facturas con OCR: del PDF al asiento contable.
¿Se pueden mover pagos desde la gestoría?
Leer movimientos y mover dinero son cosas distintas. Iniciar un pago por cuenta de un cliente es otro servicio, con otras obligaciones. Aquí hablamos solo de información. Lo prudente: el sistema te deja preparado qué está pendiente y el cliente paga en su banco.
¿Cómo cambia el día a día? Escenario ilustrativo, no un caso real
Escenario ilustrativo, no un caso real
Todos los datos son supuestos y no corresponden a ninguna gestoría ni cliente. Imagina 80 clientes que cuadran cada trimestre. ANTES: cada cliente envía un PDF o una captura; pasarlo a una hoja lleva unos 20 minutos por cliente (unas 27 horas) y perseguir extractos que faltan otras 10. DESPUÉS: los clientes suben el fichero a un buzón y el sistema lo ordena; revisar lleva unos 6 minutos por cliente (8 horas) y reclamar a los que no suben nada, 3 horas. Con estos números supuestos serían unas 11 horas frente a 37, unas 26 menos por trimestre. En la realidad dependerá de los formatos que ofrezcan los bancos de tus clientes y de lo constantes que sean en subir los ficheros. Se mide en un diagnóstico, no se asume.
¿Cuál es el mejor primer paso para tu gestoría?
Un diagnóstico inicial. Miramos cuántos clientes y bancos manejas, qué datos necesitas y qué programa contable usas, y te entregamos una propuesta con la conexión que tiene sentido (o ninguna, si no compensa) y un presupuesto por fases. Habla con Neored y lo vemos con tus números. Para priorizar antes, tienes qué procesos automatizar primero en una pyme.
¿Cuándo NO te conviene conectar los bancos de tus clientes?
- Nunca pidas ni guardes claves bancarias de tus clientes. Ni en una hoja ni en un programa. Es un riesgo que no compensa.
- No contrates un servicio autorizado sin entender el contrato. Mira quién trata los datos y qué cuesta cada mes.
- Si tienes pocos clientes. Una hoja y un fichero al mes pueden ganar.
- No des por hecho que todos los bancos ofrecen lo mismo. Formatos e historial varían.
- No dejes la decisión contable a la máquina. El sistema propone qué encaja con qué; tu equipo valida.
Si ya tienes un programa contable, mira primero qué sabe importar por sí mismo con integrar un ERP con un CRM, y si dudas del desarrollo propio, repasa cuándo no te conviene software a medida.
Preguntas frecuentes
¿Puede una gestoría ver los movimientos bancarios de sus clientes?
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Sí, siempre que el cliente lo autorice y sea para el servicio que le prestas. Puede hacerse con ficheros que descarga el propio cliente, con un servicio autorizado que consulte sus cuentas con su permiso expreso, o con un acceso que él te dé desde su banco. Deja por escrito qué datos recibes y para qué, y consúltalo con tu asesor.
¿Qué es PSD2 y qué es la agregación bancaria?
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PSD2 es la norma europea de servicios de pago; en España se incorporó con el Real Decreto-ley 19/2018. La agregación bancaria es un servicio que reúne en un solo sitio la información de las cuentas que alguien tiene en distintos bancos, con su consentimiento explícito. Las empresas que lo prestan deben estar registradas. Verifica su condición con tu asesor.
¿Qué es el Cuaderno 43 y se puede usar para cuadrar la contabilidad?
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Es un formato de fichero de extracto bancario, pensado para programas, que muchos programas contables saben importar. Sirve para cuadrar porque trae fecha, importe, concepto y saldo sin teclear. Qué bancos lo ofrecen, con cuánto historial y para qué tipo de cuenta depende de cada entidad, así que conviene preguntarlo.
¿Es legal pedir a mis clientes su usuario y contraseña del banco?
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No lo recomendamos, y no damos asesoramiento legal. Las claves son personales y las condiciones de banca online de cada banco suelen limitar su cesión; además, la norma de servicios de pago exige que las claves del usuario no sean accesibles a terceros. Hay alternativas más seguras: ficheros o un servicio autorizado. Consulta con tu asesor jurídico.
¿Soy responsable de los datos bancarios de mis clientes?
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Depende del caso. Cuando los usas para prestar el servicio que te han contratado, normalmente actúas como encargado de tratamiento por cuenta de tu cliente, y debe constar en el contrato de encargo. Si decides tú para qué se usan, el papel cambia. No es una respuesta legal: confírmalo con tu delegado de protección de datos o tu asesor.
¿Cuánto cuesta conectar una gestoría con los bancos de sus clientes?
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Depende de cuántos clientes y bancos tengas, de si trabajas con ficheros o con un servicio autorizado, que suele añadir una cuota recurrente, y de tu programa contable. No damos cifras genéricas porque engañan. Presupuestamos con presupuesto por fases tras un diagnóstico inicial. Para orientarte, mira la guía de cuánto cuesta el software a medida.
¿Por dónde empiezo si mi gestoría es pequeña?
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Lo habitual es que los ficheros de extracto sean la vía más sencilla y la que menos riesgo añade, pero no es una regla: depende de tus bancos y de tus clientes. Lo valoramos en un diagnóstico inicial, y si el ahorro no es evidente te lo decimos, porque a veces basta con ordenar mejor cómo pides los extractos.
Fuentes
Cómo hemos elaborado esta guía
La ha escrito Francisco Redondo, de Neored Solutions, y se revisó el . Los datos de terceros llevan su fuente enlazada; los ejemplos con cifras son escenarios ilustrativos con datos supuestos, no casos reales. No constituye asesoramiento legal, fiscal ni sanitario. Si encuentras un error o un dato desactualizado, escríbenos a contacto@neoredsolutions.com y lo corregimos.